راه ایریسا ------------------------------- The Way of IRISA

این وبلاگ بر این است تا با تجزیه و تحلیل رویدادها و تصمیمات اتخاذ شده در شرکت بین المللی مهندسی سیستمها و اتوماسیون ( ایریسا ) راه مناسب پیشرفت شرکت را فراهم سازد

جلسات هم اندیشی
ساعت ۱٢:۱٥ ‎ق.ظ روز چهارشنبه ۱٥ مهر ۱۳٩٤   کلمات کلیدی: سرگذشت ،تاریخچه ایریسا ،کارکنان ،منابع انسانی

جلسات هم اندیشی سنت حسنه ای است که در شرکت ایریسا از دیرزمان برگزار می شده است. با تشویق به برپائی هرچه بیشتر این جلسات و تشکر از برگزار کنندگان , در این پست قصدم ارائه نکاتی است که شاید در پربار شدن هر چه بیشتر این جلسات مفید واقع گردند.....


در هفته اول مهرماه 2 جلسه هم اندیشی برگزار شد و همین رویداد مرا بر آن داشت که پستی در این باره داشته باشم. جلسات هم اندیشی از زمان مدیریت آقای مهندس ارباب شیرانی وجود داشت و در طول مدیریت سه ساله آقای مهندس شهریاری هم ادامه داشت و ایشان علاوه بر این جلسات به مناسبت های مختلف بین کارکنان می رفت و با آنان صحبت می کرد.

فعلا ً در زمان مدیریت آقای مهندس طاهری این جلسات با جدیت و نظم بالاتری پیگیری میشوند. از پیگیری و اهتمام ایشان به این امر تشکر می کنم. در ابتدای هر جلسه ایشان موارد مهم را بیان می کنند و آنگاه همکاران اگر سوالی و یا توضیحی داشته باشند مطرح می کنند و آقای طاهری جواب میدهند و در این بین , در صورت نیاز توسط مسئولین بخشها , بخش اتوماسیون صنعتی یا بخش سیستمهای اطلاعات یا بخش شبکه یا بخش اداری یا بخش تحول سازمانی توضیحات وشرح بیشتری داده میشود.

حقیر ضمن تأیید و تأکید برگزاری اینگونه جلسات که حداقل برای ارتباط مدیریت و کارکنان خوب است و موجب رو در روئی مستقیم افراد میشود, اظهارمیکنم که این جلسات در نزدیک شدن قلوب به یکدیگر نیز مفید است و از بروز شایعات جلوگیری می کند و تأکیدم بر ادامه این جلسات است. منتهی تأکید موکد دارم که پر بارتر شوند و سعی کنیم نتایج بهتری بگیریم. اما راه حل بنده چیست؟ توضیح میدهم:

جلسه هم اندیشی همانگونه که از نامش پیداست یعنی همه با هم اندیشه کنند. یعنی همه فکرهایشان را روی هم بگذارند. لذا باید موضوعی وجود داشته باشد تا همه در باره آن فکر کنند. باید مشکلی و مسئله ای وجود داشته باشد تا همه روی آن اندیشه کنند.

پس در اینجا ما به یک مسئله نیاز داریم. در اینجا به یک مشکل نیاز داریم. این مشکل , یک مشکل سازمانی و یا اداری است که خوشبختانه یا بدبختانه وجود دارد و همه ما از آن آگاهیم. یا یک مشکل مربوط به کارکنان است که خود کارکنان از آن با خبرند. و ما در اینگونه جلسات قصد داریم آن مسئله را تجزیه و تحلیل کنیم و راه حلی برای برون رفت از مشکل پیدا کنیم.

همینجا یادآور شوم که این مسئله , مسئله ای نیست و نباید باشد که ما فی البداهه در جلسه مطرح کنیم. این مسئله و مشکل باید از قبل به اطلاع شرکت کنندگان رسیده باشد. و در درجه اول شرکت کنندگان روی آن مسئله فکر کرده باشند. و در درجه دوم بدون ترس, بدون رودربایستی, و از روی انصاف و از دید کارشناسی و بدون ملاحظه, دیدگاه و نظر خود را در جلسه هم اندیشی مطرح کنند.

مدیران , سرپرستان و کارشناسان و همکاران نباید از اینکه دیگری نظرش را اعلام می کند نگران باشند و یا ناراحت شوند. بلکه باید بدانند که او فرد دلسوزی است که برای رفع مشکل از قبل اندیشیده و نظر خود را اعلام می کند.

در جلسه هم اندیشی باید فقط روی یک موضوع بحث شود و شاید از روش طوفان فکری نیز باید استفاده کرد. حال من چند موضوع مبتلابه شرکت و کارکنان را بطور مثال معرفی می کنم و چند سطر توضیح برای هر کدام تقدیم میکنم.

مسئله اول : تأخیر در پروژه آلفا. چرا در پروژه با تآخیر مواجه شده ایم. همه شرکت کنندگان نظر خود را ارائه دهند. عوامل تأخیر در پروژه را نام ببرند. و بگویند اثرات این تأخیر در کجا خود را نشان میدهد؟ آیا تأخیر در پروژه اعتبار ما را خدشه دار نمی کند؟  پس از روشن شدن عوامل تأخیر که همه را در جلسه فهرست کرده ایم باید راه حل را ارائه دهیم و بگوئیم چه باید کرد؟. آیا باید نیروی انسانی بیشتری به پروژه تخصیص دهیم. آیا باید از نیروهای برون سپاری استفاده کنیم. زیان های ناشی از تأخیر در تحویل پروژه چیست: (هزینه . بی اعتماد شدن کارفرما. حبس کردن نیروی انسانی در یک پروژه و عدم سرویس دهی به دیگر پروژه ها) و راه گریز از این خسارات چیست و چگونه میتوان آنها را جبران کرد؟

مسئله دوم: حجم بالای ساعات اضافه کاری. آیا حجم بالای اضافه کاری در شرکت یک مشکل است. یا امری است عادی که طبیعت کار ماست؟ اگر یک مشکل است , از کجا ناشی شده است؟ و چگونه باید با آن مقابله کرد؟ ممکن است در یک جلسه اختصاصی به این نتیجه برسیم که اضافه کاری واقعاً مورد نیاز است و حتی باید مورد تقدیر قرار گیرد. بگذریم از اینکه در همین وبلاگ چندین پست در باره اضافه کاری نوشته شده. ولی در یک جلسه هم اندیشی حتماً به نتایج بهتری دست پیدا می کنیم.

مسئله سوم. وام. چرا مدتی است وام داده نمی شود. صف متقاضیان وام طولانی شده است. در یک جلسه هماندیشی میتوان راهکار را از کارکنان پرسید. راه حل بسیار ساده را در همین وبلاگ نوشته ام. سهم پس انداز کارکنان و اقساط ماهیانه را در صندوقی جداگانه بریزید و شرکت هم اگر خواست بودجه ای به آن اضافه کند و مدیریت آن را به کارکنان بسپارید. مشکل حل می شود. البته شاید در یک جلسه هم اندیشی راه بهتری پیدا شود.

مسئله چهارم نقدینگی. این مورد متأسفانه در تمام جلسات عنوان میشود. به نظر احمد این موردی نیست که باید تمام کارکنان از آن مطلع باشند. چون از آنان کاری ساخته نیست. دانستن آن هم شاید اثرات منفی بر روحیه کارکنان داشته و به شایعات و ترک خدمت و یأس آنان بیانجامد. شرکت تا هر وقت بودجه داشت حقوق را می دهد و هر وقت نداشت با تأخیر و یا درصدی از آن را پرداخت می کند و آنگاه به کارکنان صادقانه میگوید مشکل نقدینگی داریم. و البته همین تلنگری کافی برای کارکنان است. نقدینگی را باید مسئولان رده بالا درجلسات خصوصی مطرح و برای آن چاره اندیشی کنند. این به هم اندیشی کارکنان رده پایین و متخصصان ربطی ندارد. و متأسفم که پس از 23 سال بالاخره برای اولین بار 70 درصد حقوق شهریور 94 کارکنان پرداخت شد و مابقی به بعد موکول شد. این اتفاق خود امتحانی برای همه کارکنان است که چطور با آن برخورد می کنند.

مسئله پنجم: بدهی پیمانکاران که با تأخیر صورتحساب ها را پرداخت می کنند. این نیز به هم اندیشی نیاز ندارد و باید در سطح مدیریتی حل شود.

مسئله ششم: بهره وری. آری مشکلی است جدی که همه به آن معترف اند. و لازم است متخصصان و مدیران گروه های تخصصی و سرپرستان بر روی آن اندیشه کنند و راه حل بدهند. چرا عدم بهره وری؟ آیا روش کار اشتباه است؟ آیا انگیزه کاری و تعهد کاری وجود ندارد؟ آیا تخصص کافی نداریم. آیا به رخوت و سستی گرفتار شده ایم. کارکنان حاضردر جلسه , خالصانه بگویند که درد و مرض چیست که بهره وری پایین است. و چرا کارها خوب پیش نمی رود و چرا شور و شوق مرده است.

مسئله هفتم: سیستم پیشنهاد ها. سیستم پیشنهاد ها یکی از ابزارهای مدیریت مشارکتی است. که زمانی در ایریسا بسیار فعال بود و به رکود کشیده شد. در دوره آقای مـهنـدس طاهـــری با تغییر ساختار آن را احیا کردند ولی جوابی نگرفتند. ظاهراً کارکنان در ارائه پیشنهاد همکاری نکرده اند. این هم از موضوعاتی است که در یک جلسه اختصاصی هماندیشی باید آسیب شناسی شود که چرا کارکنان از آن استقبال نکردند؟ و حالا راه حل چیست؟ و چگونه میتوانیم عشق و شور را به کارکنان بازگردانیم که دوباره پیشنهاد دهند و در کارها مشارکت کنند.

مسئله هشتم و نهم و ..... که سازمان مسئول است آنها را از قبل مشخص و با اعلام قبلی آنها را به جلسه هم اندیشی عرضه کند.

برای نتیجه گیری بهتر, لازم است مدیران و مسئولین و یا یک گروه مشخص موارد ارائه شده و راه حلهای پیشنهاد شده در جلسه را مکتوب کنند و کسانی موظف به پیگیری آن چیزی باشند که در جلسه گفته شده است و مکتوب آن را به مدیرعامل محترم بدهند تا برای اجرا آنها را تصویب کند.

در حال حاضر وقتی جلسه را ترک می کنیم تا لحظاتی شارژ هستیم و بعد دشارژ میشویم و مسائل و مشکلات هم سرجای خود خودنمائی می کنند. و جالب است اگر صاحب ذوقی در پایان هر جلسه و در هنگام ترک جلسه , حرف های زبانی و حرف های بدنی (Body Language)  شرکت کنندگان را یادداشت و تجزیه و تحلیل کند. واقعاً با مزه و شیرین است. البته شنیدنش. و پس از آن به فکر فرو رفتن آدمی.

در پایان یادآور میشوم که مشورت و مشارکت کارکنان و جلسات هم اندیشی لازم است اما کافی نیست. آنکس که باید مشکلات را حل کند مدیریت و مدیران هستند که باید نیرو و انرژی بگذارند و بطور کارشناسی مسائل را بررسی و بر اساس نظر کارشناسی عمل کنند.

حال که این پست را به سرانجام رسانده و روانه فضای مجازی میکنم, جلسات هم اندیشی با تمام واحدهای سازمانی برگزار شده و امید که آنچه گفتم برای جلسات دوره بعد به کار آید.